Письма-предложения (оферты)P возможно, наиболее характерный образец коммерческой переписки. Имеет целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Отличительная особенность оферты исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т.Pп.).
Письма-заказы в многих случаях представляют собой ответ на письма-предложения. Назначение подобных писем совершение письменного заказа, его документирование (хотя при этом сам заказ может оформляться и на специальном бланке, как при прямой почтовой рассылке). В последнем случае письмо-заказ одновременно выполняет и функцию сопроводительного письма.
Письма-подтверждения отправляются по соответствующему адресу, для того чтобы подтвердить какой-либо факт например, получение письма, высланного ранее адресатом. Такие письма обычно подготавливаются в ответ на просьбу («Прошу подтвердить »), выраженную автору (организации-отправителю) письма.
Письма-заявления не следует путать с обычными заявлениями, столь широко распространенными при ведении внутренней переписки. Письмо-заявление имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора (организации-отправителя) делового письма по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества.
Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2006 года.
2)Pне благодарите адресата заранее, т.Pк. для этого существует особый вид писем благодарственных.
1)Pникогда не начинайте письмо со слова «Прошу», объясните вначале мотивы вашего обращения;
Правила написания писем-просьб:
Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры.
Письма-просьбы это едва ли не самая распространенная группа официальных деловых посланий. И легко понять, почему, в конце концов, далеко не всегда мы чувствуем себя удобно при необходимости обращаться к кому-либо с просьбой лично или, к примеру, по телефону.
Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить », хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос.
Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных деловых соглашений между партнерами по переписке. Они предназначены, как следует из названия, для запроса соответствующей деловой информации.
В письмах-запросах просят у контрагента разъяснения каких-либо фактов, действий.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов.
Текст письма-рекламации должен во всех случаях опираться на соответствующие документальные свидетельства недобросовестности адресата (преднамеренной или допущенной им по неосторожности). В большинстве случаев таким свидетельством является акт, удостоверенный подписями должностных лиц и печатью организации-отправителя. Такой акт (второй его экземпляр или копию) целесообразно приложить к письму-претензии (в последнем случае оно будет одновременно выполнять и функцию сопроводительного письма).
Письма-рекламации относительно редкое явление в официальной деловой переписке. Такие послания предназначены для выражения письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств.
В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования о возмещении убытков, нанесенных из-за несоблюдения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация подтверждается прилагаемыми к письму документами: акты, справки и т.Pд.
Примеры гарантийных писем
Научная и не худ. литература
Примеры гарантийных писем - Делопроизводство для секретаря
Комментариев нет:
Отправить комментарий